Yleistä

Henkilötietojen luottamuksellinen ja tarkoituksenmukainen käsittely on meille tärkeää. Tältä sivulta löydät tietoa siitä, kuinka keräämme ja säilytämme henkilötietoja.

Asianajotoimisto Norra on sitoutunut suojaamaan sinun yksityisyyttäsi ja käsittelemään tietoja turvallisesti. Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Velvollisuuksiimme kuuluu rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen. Tarkempaa tietoa oikeuksistasi löydät kohdasta Rekisteröidyn oikeudet.

Mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietoja?  

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitamiseen liittyen,
• lakisääteisten velvoitteiden kuten rahanpesun ja terrorismin estämiseksi annetun lain mukainen asiakkaan tuntemisvelvoitteen täyttämiseksi sekä toimeksiannon vastaanottamiseen liittyvän esteellisyyden selvittämiseksi,
• rekrytointiprosessit ja
• markkinointi- ja yhteistyötarkoituksessa tehty yhteydenpito asiakkaisiimme sekä yhteistyökumppaneihimme.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely edellä mainittuihin tarkoituksiin perustuu toimeksianto- tai asiakassuhteen hoitamiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai oikeutetun edun toteuttamiseen asianajotoimistona tarjotessamme asianajopalvelua asiakkaillemme.

Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?

Keräämämme henkilötiedot ovat asiakkaiden, heidän edustajiensa ja vastapuolen henkilötietoja, jotka olemme saaneet asian hoitamisen yhteydessä. Henkilötiedot voivat olla tunnistamistietoja (nimi, titteli, yhteisö), yhteystietoja (osoite, sähköposti, puhelinnumero) ja muita asiaan liittyviä relevantteja tietoja. Rekrytoinnin yhteydessä käsittelemme tavanomaisesti myös koulutus- ja työhistoriaan liittyviä tietoja ja muita sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia rekrytointiprosessissa. Järjestäessämme asiakas- tai sidosryhmätilaisuuksia voimme kerätä tietoa ruoka-aineallergioista tarjoilujen suunnittelemiseksi.

Käsittelemme henkilötiedot saattavat sisältää myös arkaluontoisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisia arkaluontoisia henkilötietoja voimme käsitellä esimerkiksi työsuhteisiin liittyvien riita-asioiden hoitamisen yhteydessä.

Olemme velvollisia keräämään asiakkaamme tunnistamistietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellytetyissä tilanteissa.

Keräämme ja säilytämme asiakkaan sekä vastapuolen yksilöintitietoja myös asianajajista annetussa laissa (12.12.1958/496) edellytetyn esteettömyytemme varmistaaksemme.

Rekrytointiprosesseissa tai avoimella työ- tai harjoittelupaikkahakemuksella toimitetut tiedot kerätään siinä laajuudessa kuin ne on meille toimitettu ja niitä käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin.

Tietoturva

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Henkilötietojen luovuttaminen tai siirtäminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja muun muassa viranomaisille, oikeuslaitokselle sekä asiakkaamme vastapuolelle. Luovuttaminen perustuu aina lakisääteiseen velvoitteeseen, luovuttaminen on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai luovuttamiseen on rekisteröidyn suostumus.

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään vain ETA-alueen sisällä. Tapauskohtaisesti saatamme joutua siirtämään tietoja ETA-alueen ulkopuolille. Tällaisessa tilanteissa siirtämisestä ilmoitetaan rekisteröidylle ja siirtämisessä noudatetaan lainsäädännön säännöksiä ja varmistutaan parhaalla mahdollisella tavalla siitä, että siirtämisessä noudatetaan asianmukaista tietoturvaa.

Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietojen säilyttämisessä noudatamme lakisääteisiä säilytysvelvollisuuksiamme sekä Asianajajaliiton suosituksia asiakirjojen säilyttämisestä.

Toimeksiannon hoitamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä toimeksiannon tai asiakassuhteen hoitamista varten.

Asiakkaan tunnistamiseksi kerättyjä tietoja säilytetään laissa edellytetty aika. Esteettömyyden tarkistamiseksi tarvittavia tietoja säilytetään niin kauan, kuin säilyttäminen on tarpeen, jotta pystymme varmistamaan esteettömyytemme toimeksiantojen hoitamisessa.

Henkilötiedot säilytetään vain siinä laajuudessa kuin niiden säilyttäminen on välttämätöntä kyseiseen käyttötarkoitukseen. Muilta osin henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiseen ei ole lakisääteistä perustetta eikä niitä enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.

Evästeet

Voimme kerätä verkkosivuillamme vierailevien kävijöiden päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa kävijän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia tietoja käsitellään sekä oikeus tarkastaa itseään koskevien henkilötietojen sisältö. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan virheellinen henkilötieto.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista. Henkilötiedot voidaan rekisteröidyn pyynnöstä poistaa, jos

• niitä ei enää tarvita siihen käyttötarkoitukseen, jota varten ne on kerätty eikä henkilötietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ole lain mukaista edellytystä,
• käsittely on perustunut yksinomaan rekisteröidyn suostumukselle ja suostumus peruutetaan,
• henkilötietoja on käsitelty lain vastaisesti tai
• olemme velvollisia poistamaan tiedot lain nojalla.

Oikeus vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen taikka salassapitovelvollisuutemme tai muu lakisääteinen velvollisuutemme saattaa kuitenkin olla esteenä henkilötietojen poistamiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä siinä tapauksessa, että

• henkilötiedot ovat virheelliset ja niiden oikeellisuuden varmistaminen on kesken,
• me emme enää tarvitse tietoja, mutta rekisteröity itse tarvitsee niitä oikeus vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
• sen selvittäminen on kesken, syrjäyttävätkö reksiterinpitäjän tai kolmannen oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusoikeudet tai -vapauden.

Rekisteröity voi myös henkilötietojen poistamisen sijaan vaatia niiden käytön rajoittamista siinä tapauksessa, että käsittely on ollut lain vastaista. Rekisteröidyn rajoittamispyynnöstä huolimatta, henkilötietoja voidaan käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai muutoin asiakkaamme oikeuksien suojaamiseksi.

Siinä tapauksessa, että käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin vain peruuttaa suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten tai kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, esimerkiksi asiakassuhteeseen.

Siinä tapauksessa, että rekisteröity katsoo hänen oikeuksiaan loukatun tai ettemme ole noudattaneet henkilötietojen käsittelyssä lainsäädännön vaatimuksia, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeuksien käyttäminen ja yhteystiedot

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi tai muuten lähestyä meitä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa, voit ottaa yhteyttä osoitteella office@norralaw.fi.